經理人特刊:立即可用的高效Office工作術

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  • 出版日期:2017/03/17
  • 語言:繁體中文
  • 頁數: 84
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立即可用的高效Office工作術
改掉14個常犯的錯誤,做好文件編輯基本功,在小細節裡展現專業。
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    不是工具太難用,是你懶得探索進階功能

    當你打開電腦要打報告、處理報表、做提案等等工作,大概很難不用到Word、Excel、PowerPoint。但你真的很懂這些天天使用的工具? 我從事文字工作有7年的時間,如果加上大學時期的文書報告提案,使用這3個程式至少10年以上。按理來說,應該像個老司機一樣熟門熟路,有什麼功能都知道。不過,有時還是會碰上令我困擾的狀況。 例如在Word裡面,我以前習慣按空白鍵來調整段落之間的格式和版型,只要格式要動,就得手動改完幾十頁的報告。到最後,調整格式的時間比寫文章時間還要多。

    這就是台灣微軟(Microsoft)Office大使林佳漢觀察到的,因為這些工具太容易進入,我們掌握了基本的功能就認為可以滿足需求,導致做什麼事都土法煉鋼,懶得探索進階功能,反而花了更多時間在調整格式和版型。 這期特刊想要告訴你:不要再花大把時間在這些枝微末節的事情上了!想要達到目的其實有很多捷徑可走。像是製作投影片封面,有個「設計構想」的功能,讓你把圖片、文字丟進PowerPoint,只要一鍵就有許多不同版型的封面供你選擇。不必再自己貼貼剪剪、左挪右移,而且往後還會持續更新更多版型。

    《模式化工作術》中指出,上班族花了75%的時間處理例行業務和瑣事,剩下的25%才是生產真正有價值的工作。當你耗時間在使用工具的問題上,就是浪費做正事的精力。讓這些程式成為增加生產力的幫手,而不是拖垮進度的負累。

     

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