經理人特刊:SOP的力量

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  • 出版日期:2016/01/06
  • 語言:繁體中文
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每一次的經驗,都能累積成更好的自己

近一年提到SOP(Standard Operating Procedure,標準作業程序),許多人腦海中第一個跳出的,大概就是台北市長柯文哲了吧。打選戰時,他下命團隊處理各種大小事務,像是財務管理、跑行程、媒體專訪,連臉書PO文的細節都建立了SOP。這種凡事講求標準化流程的方法,也讓他一個政治素人贏得選戰。

乍聽之下,SOP似乎是領導者管理組織的方法和手段,和身為小小工作者的我又有什麼關係?
不知道你會不會像我一樣,曾經一整天下來,幾乎花了八成時間在處理雜務和例行工作,真正能產出有價值工作的時間,只有兩成以下。於是,我們一直處在「做了很多事,卻一事無成」的窮忙輪迴中。

《模式化工作術》書中指出,這不是你的能力比人差,做事比人慢,而是在面對大部分工作時,都是「從零開始」的緣故。

像是,你辦了活動、做了簡報,結束後覺得哪個部分不夠好,但也沒有記錄下來,過了就拋到腦後。下一次遇到相同的任務還是犯了一樣的錯,不僅工作品質不穩定,能力也沒長進。就像是德國哲學家黑格爾(G. W. Hegel)曾說:「人類從歷史中學會的教訓,就是無法從歷史中學到教訓。」

SOP幫助我們面對例行工作時,建立一套節省時間的方法和工具,用25%的時間解決75%的工作,投注大量時間在能創造自我價值的任務上。另外,透過每一次的經驗與練習,優化流程而且鍛鍊能力,在下一次交出更好的成果、更好的自己。

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    本期目錄
    004 編輯台時間
    每一次的經驗,都能累積成更好的自己
    008 SOP的力量
    010 SOP的力量:通往目標的高效捷徑
    縮短例行事務耗費的工時,將心力投注在創造價值
    012 打破迷思、避免僵化,徹底發揮SOP效益

    PART1個人篇
    014 步驟1:認識SOP,調整心態
    明確目標與動機,打造最佳化工作流程
    016 步驟2:確立目的,拆解流程
    先釐清要解決的問題,再動手製作素材、分析工作
    018 步驟3:組織架構
    該做的事分類得愈清楚,SOP寫起來愈完善
    020 步驟4:撰寫
    文字簡明、圖示清楚,活用checklist完善SOP
    022 步驟5:檢討、更新與落實
    省思工作環節、歸納成敗原因,確保SOP周延流暢、與時俱進
    024 實做練習:編寫出差行前準備SOP
    重組憑直覺、記憶的動作,讓簡單但瑣碎的事務絕不出錯
    026 業務拜訪SOP
    銷售如同一齣好戲,精心安排客戶才會埋單
    030 簡報溝通SOP
    用聽眾能理解的話,傳遞你要說的事
    034 舉辦活動SOP
    要創造100分的成果,事前準備要做到120分

    PART2組織篇
    038 步驟1:組織規畫
    撰寫SOP的前置作業:拆分職權、職責與責任範圍
    040 步驟2:作業流程設計
    分析工作與情境,設計流程
    044 步驟3:編寫與執行
    找到合適的撰寫者,確保SOP實際又好用
    048 步驟4:檢核與修正
    搭配Checklist、與績效連結,落實SOP的執行與改進
    050 案例1:台灣高鐵
    將清潔工作訓練成反射動作,10分鐘整理好989個座椅
    056 案例2:台北市長 柯文哲
    SOP並非一成不變,不斷變動才是精髓
    058 案例3:聯邦快遞台灣區總經理 朱興榮
    SOP不只是按部就班,而是不斷精進每一個小環節
    060 案例4:台灣無印良品總經理 梁益嘉
    先建立一把衡量的尺,改善才能有所依歸

    PART3應用篇
    062 「超實用」職場SOP,讓例行事務按表操課
    找出高效完成工作的最短路徑
    062 SOP的重要輔助工具
    一張Checklist確認工作細項,做事不再丟三落四

    PART4表單篇
    070 例行工作
    1.個人工作SOP
    2.組織工作SOP
    3.月、周行程管理表
    4.工作時間耗損表
    5.議案提案表
    6.會議紀錄
    7.一周行事曆
    072 業務工作
    1.業績計畫/自我管理表
    2.日報表
    3.突破業績七要事表
    074 企畫工作
    1.SWOT分析表
    2.6W2H企畫表
    3.邏輯樹狀圖

     

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