大師輕鬆讀 第456期

  • 出版日期:2012/09/12
  • 語言:繁體中文
  • 頁數: 67
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【5分鐘摘要】做少一點成就更多
當你手邊有一堆工作要做,確實很難感受到生產力。但我們已經不能比現在花更多時間和力氣工作——我們必須採取不同的工作方式,做少一點成就更多。重點是如果你不能全部做到,你就必須把時間和精力花在能產生最重要成果的事情上。

【專家解讀】……

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    【專家解讀】善用隨身的效率小幫手
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    做更少成就更多6步驟

    【步驟1 決定工作內容】
    要變得更有產能,第一個步驟就是決定自己究竟應該做哪些事,並且下定決心盡可能只做那些事。你應該把自己原本包括117個項目的待辦事項清單,變成最後只剩下3項、5項或10項工作。關鍵思惟就是刪除那些浪費時間的事,只做真正重要的工作。

    0 建立一份「不做清單」──條列你絕對不做的事情。
    1 建立一份「總表」──寫下未來計畫完成的所有專案和任務。
    2 每天彙整一份內容有限的「高衝擊任務清單」──載明你決定當天要處理的「高衝擊任務」。

    【步驟2 排定工作時程】
    當你分辨出最有價值的少數關鍵任務後,接著就必須為每一件工作排定適當的時段和時間加以完成。以最高產能為原則安排自己的時間,並且學會在適當時機說「不」,才能有效運用自己的時間。

    1 遵守時程安排的基本原則──減少自己的工作負擔,以便產出更多成果。
    2 不要對其他人做出空洞的承諾──換句話說,就是要學會更常說「不」且堅定不移。
    3 盡力補救目前那些有產能但是卻浪費在開會的時段──運用實際可行的方式把更多的時間花在工作上。
    4 記住只要是涉及你的時間控制,就算是短暫片刻也很重要──你一定要找到方法,提醒自己只要一有空檔就要有效運用。

    【步驟3 集中注意力】
    一旦你正確分辨出自己該做的事,也安排好時間加以完成,接著你就必須像剃刀般精準地完成這些工作。不論發生任何狀況,你都必須避免干擾,將每一件工作貫徹完成。

    ● 內部干擾
    1 多工──你得同時接聽電話、回覆電子郵件並執行手上的專案。
    2 拖延──疏漏事情,而非認真處理。
    3 完美主義──一直等待萬事具備,遲遲無法著手開始任何工作。
    4 負面的心聲──你說服自己相信某件事實在太困難,因此根本沒有必要嘗試。
    5 電子設備的干擾──你用它來消磨時間娛樂自己的情況遠超過幫助產能。

    ● 協助專注的工具
    1 想到什麼就記下來──手邊總是要準備一本筆記本,一有想法就記下來。
    2 建立備忘錄──記載那些你不想忘掉,但也不需要立即處理的項目。
    3 如果你工作的環境吵雜,就用聲音來對抗──加進一些可以抵消其他噪音的背景聲音。
    4 運用後設認知知識──或換句話說,就是理解自己的思惟模式,協助自己保持適當的專注。
    5 和能夠幫助你專注的朋友往來──如果你知道自己的部分時間已經得到妥善看管,你就不會為了跟上其他人而失去自己的工作時間。

    【步驟4 處理新資訊】
    為了在特定期間完成非常重要的工作,你必須有效取得完成該工作必要的資訊。把大量湧入的資訊組織到一套系統中,一有需要就能在正確的地方取得。

    ● 基本原則
    1 強力黏膠原則──不要放下它,直到你決定如何處理它為止。
    2 確定性原則──總是立刻決定如何處理某件事物。
    3 有始就有終原則──別只是做出決定,還得要完成它。
    4 3分鐘原則──如果處理某件資訊只需耗費3分鐘不到的時間,就當場立刻處理。
    5 清空收件匣原則──絕對不要用電子郵件的收件匣做為待辦事項清單或是歸檔系統。
    6 紀律原則──每天花幾分鐘整理新的資訊。

    ● 資訊處理6法
    1 看過就丟──你可以閱讀或聆聽該訊息,然後把它丟棄。這應該是系統的預設狀態。必要的時候才留下它。
    2 委託處理──你可以把該訊息交給其他人去追蹤,或是交給團隊裡的某個成員負責處理。藉此把它從自己的系統移到別人的系統。
    3 立即執行──你可以親自採取行動,並且當場處理。
    4 標誌日期──你可以標示未來必將採取某些行動,然後指定一個處理該訊息的日期。
    5 收進抽屜──你可以把該訊息存放在某個抽屜,以便未來需要時取用。
    6 根絕來源──你可以採取某些行動,確保未來該訊息不再出現在你的收件匣。你可能需要選擇退出某個郵寄服務或採取其他任何動作,就是要阻止它再次出現。

    【步驟5 完善整個迴路】
    當你學會讓自己的時間管理系統順暢運作之後,你還必須不時修補自己的工作排程,直到運作達最高產能為止。提高警覺並把一切統合在一套單一、可管理的省時系統。

    ● 提升產能的挑戰
    1 人──和你一起工作的人,很可能就是最後造成工作迴路崩潰的因素。想和他人合作無間,要用心溝通清楚。養成習慣直接切入重點,避免說話含糊。
    2 吹毛求疵的經理人──他可能是造成產能枯竭的重大元凶。禮貌但直接地面對吹毛求疵的經理人。讓他注意到你沒有辦法在這種情況下,達成最佳工作成果,並要求他們給你一些喘息空間。
    3 瓶頸和無效率的工作排程──即便是卓越的組織也會出現這種狀況。清除那些讓自己表現不佳的最大因素。

    【步驟6 管理個人能力】
    持續留意所有直接影響產能的生理和心理因素。照顧好自己的身心狀態,你才能每天從早到晚擁有維持產能的活力。不斷學習更好的新方法,讓你做更少,卻成就更多。

    1 減少能量消耗──尋找聰明方法讓你可以用較少的時間工作,用更多的時間替自己充電。
    2 取得一些睡眠──科學家已經證明「早睡早起」確實有效。嘗試在行事曆上騰出1小時,讓自己可以充足地小睡片刻。
    3 注意飲食──對於你能擁有多少活力達成具產能的任務,你所吃的東西會產生重大的影響。
    4 多運動──想擁有更多可運用的活力以提高產能,就要找到方法在自己的生活中加入更多運動。
    5 擁有積極人生觀──慎重決定採取更積極的人生觀看待自己的人生和職業生涯。有絕佳的心理狀態,就會大幅提升你的產出。

    【延伸閱讀】找出時間「創造幸福」與「實現自我」
    彼得.杜拉克曾說:「時間是最稀有的資源,除非有效管理時間,否則無法管理其他資源。」無法管理時間,就無法管理生命。對於時間,絕大多數人採取被動管理,束手接受時間制約,「沒有時間」隨口就成了所有問題的最終解答。

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