經理人月刊 06月號/2014 第115期

  • 出版日期:2014/05/30
  • 語言:繁體中文
  • 頁數: 164
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【編輯台時間】
為什麼你的桌子那麼亂、工作做不完?

你一定有過這種經驗,明明手頭的事情忙得要命,大腦卻忍不住一直想,「糟糕,我好像還欠客戶一個東西」「怎麼辦,答應老闆要給的簡報還沒寫好」「忘了買狗飼料」「小孩好像快過生日了」……各式各樣的公事、私事,肆無忌憚……

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為什麼你的桌子那麼亂、工作做不完?

你一定有過這種經驗,明明手頭的事情忙得要命,大腦卻忍不住一直想,「糟糕,我好像還欠客戶一個東西」「怎麼辦,答應老闆要給的簡報還沒寫好」「忘了買狗飼料」「小孩好像快過生日了」……各式各樣的公事、私事,肆無忌憚地跑到你的腦海裡,搞得你的心思像在跑百米,工作進度卻在原地踏步。

心理學上有一個名詞叫「蔡格尼效應」(Zeigarnik Effect),意思是還沒完成的工作和目標,會盤旋心中;直到工作完成、目標達成,這個不斷提醒的狀況便會戛然而止。

《增強你的意志力》一書指出,有學者做了實驗來檢測「蔡格尼效應」。受試者被分成3組,一組寫下他們最近「完成了哪些事」,一組寫下「尚未完成、但是必須趕快完成的事」,第三組不但要寫下「未完成的事,還要詳細規畫該如何完成」。接著,實驗人員他們看完一本小說的前十頁,測試他們對於閱讀內容的理解程度。

結果顯示,寫下未完成事項的人,比較難專心閱讀;有定計畫的人,比較不會分心,閱讀測驗的分數也比較高。研究人員得出結論,「人們在事情沒有做完的時候,之所以會一直分心,並不是無意識在敦促我們完成工作,也不是無意識在吵著要意識立刻完成工作,而是無意識是要意識去『擬定計畫』。」

簡單說,如果你有很多想做、該做卻沒做的事,只要你為這些事安排了詳細的執行計畫,即使你實際上還沒完成,那些事就不會一直盤旋在你心頭,可以暫時還你清淨,專心完成當下的事情(Getting Things Done)。

這期封面故事談的GTD工作管理系統,便是一套幫助你不要被大小事心煩到一事無成的方法。創始人是大衛.艾倫(David Allen),GTD是他的成名作《Getting Things Done》的縮寫。雖然艾倫並不是參照「蔡格尼效應」來設計GTD的,但是他確實很懂得人們的這種心理:你的桌子之所那麼亂,是因為那些堆積如山的文件書籍報告,你都沒有為它們「擬定計畫」,你只是放著,始終沒處理,也始終不敢丟。工作也是,人生也是,你總是有很多想做的事、該做的事,不管是對自己的承諾,或對他人的承諾,你都沒有為它們好好地擬定詳細的計畫,導致你一直活在夢想沒達成的悔恨、總是拖延進度的罪惡感裡,甚至在半夜三點驚醒,覺得人生好煩、自己好糟。

「大腦是用來發想創意的,不是用來存放事情的。」艾倫說當你的頭腦堆滿了你虧欠自己或他人的承諾,大腦根本運轉不動,事情怎麼可能做得好。因此,把一切都趕出頭腦,是GTD的首要原則;接著,你得為這些事情安排「下一步動作」(Next Action),簡單的就立刻處理,複雜點的就針對列出的每一件事,都找出下一步要採取的具體行動。像是「慶祝結婚周年」「聯絡客戶」就不夠具體,再下一層「打電話到哪家餐廳定位」「寫e-mail給某某某」才夠詳細。

曾經有記者進到艾倫的辦公室,發現他的桌上完全沒有文件紙張,文件夾、收件匣也都是空的。這應該是很多人想要的理想辦公空間,不致於每次想要動手做點什麼事,不是看到桌子太亂不想工作,就是把時間都用在整理桌面,最後該做的事也沒完成。

執行副總編輯
齊立文

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