大師輕鬆讀 第378期

  • 出版日期:2011/03/30
  • 語言:繁體中文
  • 頁數: 66
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【目錄】

第1部分:你的思考方式
第2部分:訣竅、技巧與策略
第3部分:根據21世紀的挑戰來整理生活

【主題看板】

Google 整理術 (Google Organizational Syste……

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    第1部分:你的思考方式
    第2部分:訣竅、技巧與策略
    第3部分:根據21世紀的挑戰來整理生活

    【主題看板】

    Google 整理術 (Google Organizational System)

    當 Google 已經大幅影響我們的生活,幾乎隨處可見它的蹤跡,我們是該視之如洪水猛獸,還是應該讓它就此融入我們的世界,並妥善地運用它呢?為何說 Google 已大舉入侵我們的生活?試著想像,每天上班的路上,你會使用 Google 大眾運輸 (Google Transit) 先調查到公司或是拜訪客戶時,哪一條路線比較好走;在搭車時可以用 Google 閱讀器 (Google Reader) 瀏覽今天的新聞。到了辦公室,打開 Gmail 看看有什麼新的工作;在作業時如果找不到文件檔案,立刻使用 Google 桌面搜尋工具,不論檔案被雜亂地存到哪裡都沒關係,只要使用搜尋功能就能找到。再用 Google 文件 (Google Docs) 修改同事剛撰寫完的會議紀錄,並管理其他專案內容。設定的時間一到,Google 日曆 (Google Calendar) 會告知你預定的約會或行程。下班後,想找間不錯的餐館,就開啟 Google 地圖 (Google Map) 查一下地址和店家介紹,然後帶著愉快的心情離開辦公室。

    這樣的例子不勝枚舉,而 Google 的功能也會不斷增強,與其說 Google 不斷在改變世界,不如說 Google 改善了我們的生活,讓工作更為便利。而懂得運用 Google 工具,就能為效率加分,讓工作與生活更條理有序。此外,網路不僅在管理上帶來益處,在收納上也是一大利器。在過去,要保存一堆紙本文件,需要占用好幾個文件櫃;後來,我們可以用一堆電腦設備將資料數位化並儲存起來;現在,我們只要可以連上網路,就能隨時利用 Google 找到我們所需的資料,而不用再儲存在自己的電腦裡。

    重點是,當科技已進步到存取輕鬆、搜尋方便的時代,上班族也應該與時俱進,調整自己使用大腦的觀念。未來使用大腦的趨勢將是「整合」與「思考」,而非博聞強記。作者在本期的第一章,就提到應該如何思考的 11 條原則,現代人應該採用切合大腦實際運作的方式,例如說:排除多工作業,讓大腦專心處理一件事;不需要記住的東西,就盡量挪出腦袋;適時地忽略限制,採用更適合自己的做法。這些都是在科技加持下,大家可以運用的整理原則。

    在大量文件電子化的情況下,更要懂得為檔案分類並製作標籤,以便未來搜尋時可以更快速找到需要的檔案。電子化的檔案並非只有文字,音樂、圖片、影片,同樣能大量儲存,如果要搜尋這些非文字檔案,就要設定適切的檔名和標籤。這樣在搜尋時只要輸入關鍵字,就能輕易找到相關的資料。總而言之,要做到條理井然,就要盡量減少會讓人分心的事物,並且利用工具幫助自己,在資訊汪洋中快速篩選出需要的重點,或者在諸多行程中讓自己快速進入狀況。各項整理原則,並非全都適合每個人用,但只要找出符合自己情況的整理原則,不管在生活上、工作上,都能管理得更井然有序。

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