大師輕鬆讀521:世界就是你的辦公室

  • 出版日期:2013/12/01
  • 語言:繁體中文
  • 字數: 15,698

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啟動遠距工作的成功心法與做法
數百萬職員、數以千計的企業都已經發現遠距離工作的樂趣與好處。現在是時候讓更多員工遠距工作,而不是繼續在集中的辦公室監督他們。

原文書特色
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本期目錄
主題看板 世界就是你的辦公室
第 1 部 遠距心態
第 2 部 遠距運作原則
延伸閱讀 隨時隨地高效工作

主題看板

遠距工作正夯,誰還需要辦公室?

數百萬工作者和數以千計的企業,都已經發現遠距工作的樂趣與好處。 現在是時候讓員工採行更合理、更有效的工作方式,而不是繼續集中在辦公室監督他們。

傳統思惟認為應當提供員工最好的工作環境,讓員工全心生產。 然而,數位科技改變了一切,遠距工作隨著雲端應用與行動載具的普及逐漸盛行。但多數習慣進辦公室監督員工的經理人,仍舊認為遠距工作:不容易隨時與人溝通;不容易激盪創新想法;員工在家工作容易偷懶;或企業文化蕩然無存。然而這一切都回歸到一個根本問題,就是人們的心態也必須跟上時代腳步升級。

本書就是提供這種升級,從心態到實際運作,層層揭露許多雇主不願面對的真相。並且闡明遠距工作的諸多好處:容易接觸到世界最優秀的人才、減少通勤時間的損耗、把時間用在提升工作品質上、以信任取代監督,創造勞資雙贏的局面等等。最重要的是,這些論述絕非空談理論,而是來自實際執行的經驗。

37 signals 是一家成長快速、備受全球矚目的軟體公司。他們引領網路時代新型態工作的趨勢卓見,也透過出版持續與全球分享。2010 年出版的《工作大解放》一上市便立刻受到各界高度重視。這家公司在創業時期僅有 2 人,一人在哥本哈根,另一個在芝加哥,經過 10 年努力,發展成今日 36 人遠距工作的規模,服務全世界數百萬名使用者。他們的成就充分說明遠距工作如何開展了一個自由奢侈的新世代,一個超越工業時代相信辦公室的美麗新世界。

「誰還需要辦公室?」不是未來的概念,而是現在進行式。借用維珍集團創辦人理查.布蘭森的話:「等 30 年後科技更加進步時,人們回顧歷史將百思不解為什麼會有辦公室這種東西存在。」 現在開始啟動遠距工作,整個世界就是你的辦公室!

第 1 部遠距心態

要讓遠距工作行得通,首先你必須讓每個人對於你想要完成的事情看法一致。因此一開始要花點時間調整好心態。當每個人都同意遠距工作的時機成熟時,你就更有條件讓這件事情發生。

心態 1 零干擾

辦公室有太多干擾!人們無法進行有創意或有意義的工作,因為他們在辦公室一直被干擾。人們遠距工作時,干擾較少,才有更多機會真正完成最佳表現。

心態 2 零通勤時間

研究已經明確顯示通勤不但會浪費生產時間,還會讓你感到肥胖、壓力大,而且難受。在你喜歡的地方工作而不是集中在一間辦公室,就可以完全避免這種損耗。如果你不必通勤,那些時間就可以用來做更多事。如果你遠距工作,就很有機會大大提升你的產出。

心態 3 運用通訊科技

有了今日的通訊科技,人在西伯利亞與人在隔壁辦公室,溝通效果可以一樣好。更好的是,學習如何運用這些工具不是難事,每個人都做得到。而且頻寬更大之後,未來只會更加美好。

心態 4 逃離朝九晚五

分散勞動力的好處之一是合作可以從同步(每個人必須在上班時間都在辦公室)變成不同步(隨時隨地)。遠距工作讓人們可以在最適合自己的時間工作。這件事的好處是人們可以住在任何他們選擇的地方,然後依舊可以得到發揮自身才華的工作,不需要搬到大城市才能找到好工作。

心態 5 取得全球人才庫

在今天,不只你可以在任何地方完成最佳表現,企業也可以取得全球人才庫。透過雇用遠距工作者,你可以運用全世界最優秀的人才,不論他們身在何處。遠距工作概念最棒的一件事是各種安排都行得通。工作環境可以配合員工需求變動,而不是局限於一體適用的模式。

心態 6 零分心

雖然家裡確實有許多讓人分心的東西,事實上你的辦公室也是。 優秀人才會非常自動自發地做好自己的工作,不論他們身在何處,你都能看到他們的工作成果。讓他們有動力工作是你的責任,你要讓他們發揮長處,讓他們得到激勵而且有成就感。不論他們在哪裡工作,這項挑戰不會改變。

心態 7 保障資訊更安全

想在員工遠距工作時,依舊可以保障公司資訊安全,你可以:

■ 務必將所有筆電硬碟加密。

■ 取消自動登入,要求大家都要輸入密碼。

■ 所有服務都要加密,例如 Gmail。

■ 確認所有智慧型手機與平板電腦在必要的時候,都能夠從遠端清除資料。

■ 為每個你造訪的網站設定獨一無二的加長型密碼。

■ 使用 Gmail 時,啟動雙重認證,亦即你必須透過手機得到認證碼才能登入。

心態 8 更多、而非更少控制

要成功地與人共事,你必須彼此信任。其中很重要的一點是,相信員工無論在哪裡都可以在無人監督的情況下,做好他們的工作。你可以每年舉行 2、3 次現場聚會輔助視訊會議,讓它成為員工期待而非害怕的活動。

心態 9 更好的文化養成

最好的文化源自人們為了達成重要目標採取的行動,而不是半夜醉酒狂歡。讓員工遠距工作可以強化而非減弱「工作成果才重要」的認知。每個人都可以做好該完成的工作。

心態 10 所有產業皆適用

不論是光譜的哪一端,每個產業的大公司與小企業都已經在採用遠距工作。如果你不趕緊動起來,你就脫節了。遠距工作早已應用於目前每種產業。就連聯合利華、美國莊臣、維珍航空、美國賓士等消費性產品公司,都允許員工遠距工作。

第 2 部遠距運作原則

一旦調整好心態,要讓遠距工作發揮生產力,有一些工具和技巧可以助你一臂之力。讓它們成為你的運作原則,依據需求採納和調適。

原則 1 安排重疊的時間

遠距工作的一個關鍵重點,在於公司必須安排重疊時間,讓員工可以同時在線上。當你想要提供客戶服務之類有時間表的產出時,重疊就很重要。你必須同時有好幾個人待命,即使有人缺席也不會有任何閃失。

原則 2 使用視訊會議

「眼見為憑」對大多數人與大部分公司來說一點都沒錯。讓員工遠距工作時,你可以運用各種科技。視訊會議現在非常簡單,幾乎和親自會面一樣有效。運用這類工具展示與說明十分簡易。

原則 3 隨時方便取得必要資訊

讓遠距工作發揮生產力的關鍵之一,在於讓組織裡的每個人 1 天 24 小時、1 個禮拜 7 天都能取得所有他們需要的檔案與資訊。 你必須讓所有資料隨時都可公開取得。

原則 4 設置虛擬茶水間

你需要一個地方,讓員工可以聚在一起交換看法。此時虛擬茶水間恰好不過。你只需要建立一個線上聊天室,讓遠距工作者可以隨時登入和其他員工互動。聊天室也可以讓每個人感覺自己在圈子裡,馬上知道公司其他地方發生了什麼事。

原則 5 每周確認進度

你可以而且也應該每周利用視訊會議讓大家聚在一起。這是每個人報告他們在做什麼的機會,讓你能擁有更多凝聚力。要求每個人都要用幾句話,報告過去一周做了什麼,以及未來一周打算專心處理什麼任務。

原則 6 把結果當作評量標準

遠距工作者享有的另一個好處是,結果是唯一重要的評量標準。 評判一個人工作表現的標準,不是他們幾點到達和幾點離開辦公室,唯一可以評量的是他們產出工作的分量和品質。

原則 7 消除幽閉恐懼

為了解決遠距工作的潛在的問題,你可以這麼做:

■ 鼓勵遠距工作者定期安排人際互動。

■ 清楚表明不希望員工平均一周工作超過 40 小時。

■ 配備專家協助遠距工作者替自己的家庭辦公室找到最佳配置。

■ 每月給每位遠距工作者津貼,讓他們成為健康俱樂部會員。

■ 最好讓整個專案團隊都嘗試遠距工作模式。

■ 幫助公司的遠距工作者以簡單但合法的方式繳稅。

原則 8 雇用聰明人士

採取遠距工作的關鍵好處之一,是你可以從世界各地聘請優秀員工,不受限於只能聘請住在附近的人,你可以徵求全世界最耀眼的人才。到頭來這點可能成為你的強大競爭優勢。

原則 9 吸引最佳人才

遠距工作制度另一個絕佳好處是你可以留住優秀人才,不論他們選擇住在哪裡。如果有其他狀況迫使他們必須搬到另一個城市、 另一州、甚至另一個國家,他們可以把工作帶著走。

原則 10 定期聚會與衝刺

除了定期會面會增加你遠距工作的能力,有時找時間碰面,在最後關鍵期限一起衝刺也是不錯的點子。那種令人抓狂的期限帶來的壓力鍋氣氛、離譜的工作時間,以及瘋了似的辛勤工作,可以產生不可思議的團結精神。

原則 11 建立公平的競賽場

你必須建立與維持用人唯才制度,讓優秀的工作成果受到認可,不論是在辦公室或遠距完成都一樣。這不難做到:

■ 讓每個人都偶爾遠距工作。

■ 充分利用 WebEx 等桌面應用程式,讓以遠距方式參加會議的人,也能得到和現場人士一樣多的資訊。

■ 利用電子郵件或其他線上傳訊方式充分進行討論。

■ 努力讓遠距工作者參加每次的討論。

原則 12 經常一對一談話

對於遠距工作者,你確實會想要更頻繁地以一對一的方式,跟上他們的進度。這些聊天無非就是讓溝通管道保持暢通。

原則 13 避免過度工作

當你在家工作時,工作很容易變成嗜好,沒日沒夜所有時間都在處理工作。你需要確保人們有合理的工作時間。他們需要做得夠多,但不能太多,平均一周 40 小時大概差不多。一定要讓每個人知道公司期待他們怎麼做。

原則 14 建立規律

大部分遠距工作者發現,如果他們大部分時間都能遵守他們自定的規律,他們會最有效率。

原則 15 維持高昂士氣

唯有讓他們做喜歡和在意的工作,並且和他們喜歡共事的人一起工作,才能讓他們維持動力。如果你發現自己要花很長時間才能完成工作,你必須和經理人談談要怎麼做才能幫助你回歸正軌,並且重拾生產力。

原則 16 來去自如

遠距工作時,你可以帶著工作全球到處跑。今日許多創意工作只需要一台電腦和網路就能完成。

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