大師輕鬆讀203:三句話征服所有人的心

  • 出版日期:2012/02/01
  • 語言:繁體中文
  • 字數: 18,350
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簡報的過程,就是征服人心的過程,不論目的是募資、銷售或提案。做簡報的下場常常是上得了台、下不了台,問題就在準備不得法。全美最受信賴的創業導師,要教我們透過開場、主體、結尾的安排,「三句話」讓所有人統統點頭買下你的帳!

本期目錄:

步驟1:準備工作的檢核表

步驟2:簡報的結構

步驟3:其他注意事項

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主題看板:

公開演說(Public Speaking)

演說的技巧,可以回溯到西元前5世紀的「語藝」(rhetoric)一詞。rheto-ric用在口語表達,可以稱做「辭辯學」或「說話技巧」。亞里斯多德在西元前330年撰寫的《修辭學》(Rhetoric)一書,就像是一本演說教科書,教我們如何在不同的情況,運用不同的說服技巧,並且分析該怎麼把邏輯學中的三段論(syllogism)與省略三段論法(enthymeme)等演繹推論方法,使用在口語表達上。亞里斯多德分別從演說者(the speaker)、聽眾(the audience)與論述內容(the speech)3個面向說明,並且主張語藝除了在論證探究(theprocess of inquiry)之外,最重要的本質就在於「說服」。亞里斯多德認為,演說是一種說服的能力,能夠在任何情況下運用各種方法,達成勸服的目的(Thefaculty of seeing in any situation the available means of persuasion),而演說應該按照「緒言(Proem)、論點(Thesis)、論證(Support)、結論(Epilog)」的次序來建構。古羅馬的西塞羅(Cicero)與坤體良(Quintilian)從亞里斯多德的論點,衍申出演說5大要素(five canons of speech):構思論述(invention)、整合訴求(arrangement)、精準措辭(style)、記憶內容(memory),以及整體表述(delivery)。兩人並且在演說架構中,加入了「反駁」一項,形成「緒言、論點、論證、反駁與結論」,這5大要素與架構,至今仍是美國演說教學中的重要觀念。

這種以說服為主要目的的觀念,來自當時在公民大會演說以及在法庭上辯論的背景,但是後人往往只追求法庭上的辯論技巧,把這種技巧視為政治利器,用來說服並且改變他人的信念與行為。這種趨勢後來便演變為注重style和delivery兩項要素的「演講術」學派(theelocutionists),這個學派介紹了很多演講中語調與肢體控制的技術,到了現代就是所謂「有效演講術」、「快速銷售說服術」,以及政治人物的「詭辯伎倆」,而語藝本身邏推論證的特色則漸漸消失。這種只注重詭辯的發展,在台灣的政治性callin節目以及地下電台可說是十分蓬勃,2,000多年前的語藝概念,在電子媒體中獨特的體現方式,應該是亞里斯多德等哲人始料未及的。

預備工作(Preparation)

簡報預備工作最重要的目標在於,針對特定聽眾選擇適當訊息,或是針對對特定訊息選擇適當聽眾。也就是說,簡報目標不只是單純傳達資訊,而是要塑造訊息,說服聽眾接受內容,並且事先針對可能的批評做出準備。一位《財星》500大企業的勞工關係經理,為了協商降低醫療照護成本的問題,分別採用不同方式,對勞資雙方簡報。首先他針對基層員工進行溝通,為期1週,每天簡報一小部分資訊,並提供淺顯、易讀的書面資料,說明如果工會同意改變醫療照護計畫,公司承諾會把省下來的資金用來更新老舊的設備,提升公司競爭力,減低關廠及失業的風險。另一方面,面對執行長與董事長,這名經理只有一個小時的時間可以進行簡報。他在簡報中強調,如果管理階層執意改變醫療照護計畫,不搭配任何有創意的補償計畫,工會一定不會同意,造成協商破裂。他並且提醒,目前公司才剛進入快速成長期,股東可能無法忍受員工罷工。雖然雙方陣營都對他的計畫有所批評,然而這位準備充分的協商者,已經為這個計畫打下穩固的基礎。最後,管理階層及工會都接受了他的建議案,只做了小部分更動。

簡報軟體(Presentation Software)

在以前,簡報的輔助工具大概不出白板、掛圖、幻燈片等,即使電腦技術逐步發展,負責簡報的人員還是必須購買有黏性的透明投影膠片,買一部解析度不錯、價格昂貴的彩色噴墨印表機,還要投資昂貴的彩色墨水,辛苦做好簡報檔案,用彩色噴墨印表機一頁頁列印出來,整理成一個檔案夾。拜訪客戶時,必須隨身攜帶沈重的投影片,還要另外準備空白投影膠片,以免現場臨時要增加資料,得用奇異筆寫在投影膠片上投影出來。現在的簡報軟體都可以結合圖片、影像、音效、電腦動畫、網路訊息等各種類型資料,營造出聲光效果俱佳的多媒體簡報。目前較受歡迎的簡報軟體有微軟的PowerPoint、昇陽(Openoffice.org)的Impress等,而蘋果電腦也急起直追,開發出名為Keynote的簡報軟體。簡報軟體的出現,造就了製造投影機的企業,也終結了投影膠片製造商,以及投影膠片放映機製造商。對於工作人來說,簡報軟體解決了投影片笨重而昂貴的痛苦,卻也產生了另一種「麻煩」,就是得學會使用這些軟體。

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